Devil is in the details

Ik was pas op Schiphol en daar kijk ik altijd mijn ogen uit. Niet alleen vanwege de mensen die daar lopen, maar ook de gebouwen vind ik zeer interessant. Zo zijn er in de verschillende ruimtes ‘trucjes’ toegepast. Bijvoorbeeld om ervoor te zorgen dat mensen niet zo snel tegen de scheve palen aanlopen, is er een kring van glimmende tegels rondom gelegd. In de zee van matte tegels vallen deze op en lijkt het dus alsof het daar nat is. Mensen hebben onbewust de neiging om niet in plassen te gaan lopen, want nat is glad, waardoor men er omheen loopt en dus zo hun hoofd niet stoot.

Er is echter 1 plek waar ik mij iedere keer weer verbaas over de afwerking en dat is in de WC. Aan de buitenkant zijn het hele mooie brede wc’s, als ik erin zit dan verbaas ik mij iedere keer weer over hoe dichtbij de muur de klink zit. En iedere keer  denk ik weer: “Hadden ze dat toch niet anders kunnen doen?”. Maar dan bedenk ik ook dat het niet altijd bij het begin van een project alle details al bekend zijn noch uitgetekend zijn.

Projecten zijn er in alle soorten en maten. Of er nu een nieuw gebouw gemaakt moet worden, een nieuw product ontwikkeld moet worden of een nieuw IT-systeem neergezet mag worden, in grote lijnen is het eindproduct wel bekend, maar de weg ernaar toe of de specifieke uitwerking ervan nog niet. En het venijn zit hem vaak in de details. Zelfs als iedereen over het eind eens is, dan nog ontstaan er veel problemen bij de uitwerking. Want afdeling A gaat voor rood, terwijl afdeling B toch echt liever met blauw aan de slag gaat.

Hoe is dit te voorkomen?

Een project volledig van A tot Z plannen, waarbij alle details al bekend zijn, is niet mogelijk. Ja, achteraf, maar elk project is achteraf goed te plannen. Deel het project op in behapbare delen (fasen) en plan niet verder vooruit dan voor dat deel waarvan alle details bekend zijn. Als het goed is, is dat de huidige fase van het project of de volgende fase van het project. Los de problemen op voor die details die nu spelen en laat de overige problemen voor wat ze zijn. Los wel alvast de problemen op voor de grote zaken die in een  andere fase gaan spelen. Zo blijft het project behapbaar en bestuurbaar.

En wat betreft de deurklink in de wc bij Schiphol, op het moment dat het duidelijk werd dat de klink erg dicht bij de muur terecht zou komen, had er naar een ander deurbeslag gekeken moeten worden. Eentje die meer ruimte zou geven. Of de muren hadden smaller gemaakt moeten worden. Maar ja, waarschijnlijk was voor beide oplossingen aan het begin al een besluit genomen en kon aan het einde het besluit niet meer terug gedraaid worden, zonder grote kosten.